Notes de frais est la solution Lucca qui dématérialise la déclaration, la validation et le remboursement des dépenses professionnelles. Elle transforme une tâche souvent chronophage et source d'erreurs en un processus fluide, tout en renforçant les contrôles internes. En quelques clics, un collaborateur photographie un reçu, affecte la dépense et la transmet pour validation, même en déplacement. FGS Conseils, revendeur agréé et intégrateur Lucca, en assure la mise en place.

Les collaborateurs photographient leurs justificatifs depuis leur smartphone, et la reconnaissance automatique (OCR) pré-remplit et classe la dépense dans la bonne catégorie comptable. L'OCR lit les informations essentielles du justificatif comme le montant, la date, la TVA et le fournisseur. La saisie est ainsi intuitive et rapide, sur web comme sur mobile.

Oui, la solution applique automatiquement votre politique de frais (plafonds, taux, justificatifs requis) et alerte en temps réel les utilisateurs et managers en cas d'anomalie. Ces contrôles s'appliquent avant la validation, ce qui limite les erreurs et les dépassements. Les circuits de validation sont personnalisables.

Oui, la solution assure un rapprochement automatique entre les transactions par carte entreprise et les justificatifs capturés. Cette fusion automatique fluidifie la comptabilité et renforce le contrôle des dépenses. Elle limite les doublons et les erreurs de calcul.

Les dépenses validées s'exportent automatiquement vers vos outils comptables ou votre ERP, avec ventilation analytique. La récupération de la TVA est automatisée, la solution déterminant la part récupérable à partir des justificatifs. La gestion multi-TVA, multi-devises et multi-entités est prise en charge.

Pour les collaborateurs, la solution supprime la paperasse et permet une saisie rapide depuis le smartphone. Pour la finance, elle apporte un contrôle automatique des frais avant validation, la suppression des doublons et erreurs de calcul, et un export analytique structuré vers la comptabilité. Les délais de remboursement sont également réduits.